نرم‌افزار مدیریت بازرگانی خارجی نگین
مدیریت یکپارچه تجارت خارجی؛ از قرارداد تا تسویه مالی
نرم‌افزار مدیریت بازرگانی خارجی نگین، یک راهکار جامع و یکپارچه برای مدیریت کامل فرآیندهای تجارت بین‌الملل است؛ از استعلام و پیشنهاد قیمت تا قرارداد، سفارش فروش، حمل‌ونقل، بارنامه، صورتحساب و تسویه مالی.
با نگین، اطلاعات، اسناد، تعهدات و فرآیندهای بازرگانی در یک بستر یکپارچه مدیریت می‌شوند تا سازمان بتواند با دقت، سرعت و شفافیت بیشتر عملیات تجارت خارجی خود را کنترل کند.
چالش‌های بازرگانی خارجی
وقتی اطلاعات پراکنده باشد، کنترل تجارت خارجی دشوار می‌شود
مدیریت تجارت خارجی مجموعه‌ای از فرآیندهای به‌هم‌پیوسته است؛ اما در بسیاری از سازمان‌ها، اطلاعات و عملیات میان سیستم‌ها، فایل‌های Excel، ایمیل، اسناد کاغذی و واحدهای مختلف پراکنده است.
این پراکندگی می‌تواند باعث شود:
ماژول‌های تخصصی
نگین مجموعه‌ای از ماژول‌های تخصصی را برای پوشش چرخه تجارت خارجی در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
مدیریت قراردادها
مدیریت اطلاعات و فرآیندهای قراردادهای فروش و خرید.
مدیریت سفارش فروش
ایجاد و مدیریت سفارش‌ها و رهگیری وضعیت آن‌ها.
مدیریت Booking
مدیریت درخواست رزرو، مسیر، Carrier، Freight، خطوط کشتیرانی و اطلاعات مرتبط.
مدیریت Shipment
مدیریت عملیات حمل، مسیر، وضعیت و اطلاعات محموله.
مدیریت Bill of Lading
مدیریت بارنامه و اطلاعات مرتبط با حمل.
مدیریت اسناد
مدیریت اسناد و گردش آن‌ها در فرآیندهای بازرگانی.
مدیریت مالی بازرگانی
مدیریت پیش‌فاکتور، Invoice، Credit Note، Debit Note و سایر اطلاعات مالی.
مدیریت حمل‌ونقل
پشتیبانی از فرآیندهای مرتبط با حمل و رهگیری عملیات.
تجارت خارجی؛ زنجیره‌ای از فرآیندهای به‌هم‌پیوسته
در تجارت بین‌الملل، یک قرارداد تنها یک سند نیست؛ بلکه نقطه شروع مجموعه‌ای از عملیات، تعهدات، اسناد، فرآیندهای حمل‌ونقل و فعالیت‌های مالی است.
هرچه تعداد فرآیندها و اسناد بیشتر شود، حفظ ارتباط میان آن‌ها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. نگین با ایجاد یک زنجیره یکپارچه، این ارتباط را در طول فرآیند تجارت خارجی حفظ می‌کند.
قرارداد فقط نقطه شروع است
قرارداد می‌تواند آغاز مجموعه‌ای از عملیات بعدی باشد. سفارش، حمل، رزرو، بارنامه، صورتحساب و تسویه مالی باید در ارتباط با همین زنجیره مدیریت شوند.
اطلاعات نباید دوباره‌کاری شوند
وقتی اطلاعات در چند مرحله دوباره وارد شوند، احتمال خطا و مغایرت افزایش پیدا می‌کند. نگین از مشتق‌سازی اسناد و انتقال ساختاری اطلاعات برای کاهش ورود مجدد اطلاعات استفاده می‌کند.
تعهدات باید در طول زنجیره قابل رهگیری باشند
تعهد ایجادشده در یک مرحله ممکن است در مراحل بعدی مصرف یا رزرو شود. موتور ردیابی تعهدات نگین برای کنترل این ارتباط طراحی شده است.
هر عملیات باید قابل رهگیری باشد
ارتباط میان اسناد و عملیات، تاریخچه و مسیر انجام فرآیندها باید قابل مشاهده باشد تا وضعیت عملیات برای کاربران روشن باشد.
اطلاعات باید به تصمیم تبدیل شوند
داشبوردها و KPIها در نگین صرفاً برای نمایش داده‌ها نیستند؛ بلکه اطلاعات را بر اساس منطق کسب‌وکار و فیلترهای زمینه‌ای در اختیار مدیران قرار می‌دهند.
همه‌چیز از یک قرارداد شروع می‌شود
در تجارت خارجی، قرارداد آغاز یک زنجیره عملیاتی است. پس از انعقاد قرارداد، فرآیندهای مختلفی مانند سفارش فروش، حمل، رزرو، بارنامه، صورتحساب و تسویه مالی شکل می‌گیرند.
نرم‌افزار مدیریت بازرگانی خارجی نگین این زنجیره را در یک بستر یکپارچه مدیریت می‌کند.
در این ساختار، اطلاعات هر مرحله می‌تواند در مراحل بعدی مورد استفاده قرار گیرد و ارتباط میان اسناد و عملیات حفظ شود.
معرفی موتورهای اختصاصی نگین
موتور مشتق سازی اسناد
موتور ردیابی تعهدات
موتور اجرای عملیات کسب و کار
موتور کانتکست
موتور کدینگ
موتور داشبورد و Kpi
مدیریت یکپارچه زنجیره بازرگانی خارجی
مدیریت بازرگانی خارجی مجموعه‌ای از فرآیندها، اسناد، تعهدات و عملیات به‌هم‌پیوسته است که هر یک از آن‌ها می‌تواند بر مراحل بعدی تأثیرگذار باشد. از لحظه ایجاد یک قرارداد تجاری تا ثبت سفارش، برنامه‌ریزی و رزرو حمل، مدیریت محموله، صدور بارنامه، ایجاد صورتحساب و انجام فرآیندهای مالی، اطلاعات متعددی میان واحدهای مختلف سازمان جریان پیدا می‌کند. زمانی که این اطلاعات و فرآیندها به‌صورت جداگانه مدیریت شوند، کنترل ارتباط میان آن‌ها دشوار شده و دستیابی به یک تصویر کامل از وضعیت عملیات زمان‌بر خواهد بود.
نرم‌افزار مدیریت بازرگانی خارجی نگین با هدف ایجاد یک بستر یکپارچه برای مدیریت این زنجیره طراحی شده است. در این راهکار، اسناد و عملیات به‌صورت مستقل و جدا از یکدیگر دیده نمی‌شوند؛ بلکه در قالب یک جریان به‌هم‌پیوسته مدیریت می‌شوند تا ارتباط میان اطلاعات، اسناد، تعهدات و فرآیندهای مرتبط حفظ شود. به این ترتیب، اطلاعات ایجادشده در یک مرحله می‌تواند در مراحل بعدی مورد استفاده قرار گیرد و مسیر حرکت یک عملیات از نقطه شروع تا مراحل نهایی قابل رهگیری باشد.
یکی از قابلیت‌های کلیدی این ساختار، مشتق‌سازی اسناد است. در فرآیندهای بازرگانی، بسیاری از اطلاعات از یک سند به سند دیگر منتقل می‌شوند. نگین این ارتباط را در ساختار سیستم حفظ می‌کند تا نیاز به ورود مجدد اطلاعات کاهش پیدا کرده و ارتباط میان سند مبدأ و اسناد و عملیات بعدی قابل مشاهده باشد. این رویکرد علاوه بر کاهش دوباره‌کاری، امکان رهگیری بهتر اطلاعات و اسناد را در طول چرخه تجارت خارجی فراهم می‌کند.
در کنار مدیریت اسناد، کنترل تعهدات نیز بخش مهمی از فرآیند بازرگانی خارجی است. تعهدی که در یک مرحله ایجاد می‌شود ممکن است در مراحل مختلف مورد استفاده، رزرو یا مصرف قرار گیرد. موتور ردیابی تعهدات نگین برای مدیریت این زنجیره و مشاهده وضعیت تعهدات در طول فرآیند طراحی شده است؛ بنابراین سازمان می‌تواند ارتباط میان تعهد اولیه، میزان مصرف‌شده و مانده تعهد را در چارچوب عملیات خود دنبال کند.
نگین همچنین فرآیندهای کسب‌وکار را در کنار اطلاعات و اسناد مدیریت می‌کند. گردش کار، وظایف، تأییدها، قوانین کسب‌وکار، اعلان‌ها و وضعیت اجرای عملیات می‌توانند در چارچوب یک فرآیند مشخص قرار گیرند. در نتیجه، سیستم تنها محلی برای ثبت اطلاعات نیست؛ بلکه بستری برای اجرای ساختاریافته عملیات و مشخص‌کردن مراحل، مسئولیت‌ها و وضعیت هر فعالیت است.
